ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

К оглавлению
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 

1. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках до­кументов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

3. Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государ­ственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

4. Код организации проставляют по Общероссийскому классифика­тору предприятий и организаций (ОКПО).

5. Код формы документа проставляют по Общероссийскому клас­сификатору управленческой документации (ОКУД).

6. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредитель­ных документах.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имею­щих наряду с русским языком в качестве государственного националь­ный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, ко­гда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокра­щенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наимено­вание на иностранном языке располагают ниже наименования на рус­ском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представитель­ства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименова­ния организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

7. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения, по усмотрению организации (номе­ра факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

8. Наименование вида документа, составленного или изданного ор­ганизацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД.

В письме наименование вида документа не указывают.

9. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следую­щей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 ян­варя 1998 г. следует оформлять 05.01.98.

Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 1998 г.

10. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индек­сом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, испол­нителях и др.                                        

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

12. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составле­ния или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые со­кращения.

13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденци­ально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

14. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования орга­низации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Президенту АОЗТ

"Ломоносовский фарфоровый за­вод"

Петрову В.И.

 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их сле­дует указывать обобщенно, например:

Администрации районов

Московской области

 

В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, ус­тановленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки доку­мента.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

101000, Москва,  Центр,

Милютинский пер., д.7а

При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя, например:

 Калинину И.П.

 Тульская обл.,

 Киреевский р-н, г. Липки,

 ул. Садовая, д.5, кв.12

 301264

15. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должно­сти лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АОЗТ "Болшевский текстиль"

                                               Личная подпись И.В.Сергеев

 12.09.97

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном па­деже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

Протокол общего

собрания акционеров

от 15.08.97 № 14

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу до­кумента.

16. Резолюция пишется на документе соответствующим должност­ным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

                                      Зайцевой А.В.,

                                      Никитину П.С.      

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой "ХИТЭК" к 21.12.97

Личная подпись

05.11.97

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

17. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?

Например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?

Например: Должностная инструкция секретаря-референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголо­вок можно не составлять.

18. Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

19. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

в федеральные органы государственной власти, органы государствен­ной власти субъектов Российской Федерации;

на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков ха­рактеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристи­ки, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные име­нем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатает­ся более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой час­ти указывают причины, основания, цели составления документа, во вто­рой (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, реко­мендации. Текст может содержать одну заключительную часть (напри­мер, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов дру­гих организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) орга­низаций, действующих на принципах единоначалия, а также докумен­тах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст изла­гают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от пер­вого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также со­держащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), исполь­зуют форму изложения текста от третьего лица единственного или мно­жественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объедине­ния входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает").

20. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформля­ют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указы­вают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения:

1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

2. Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указы­вают.

В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: