Приложение 2

К оглавлению
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 
17 18 19 20 21 22 23 

 к приказу директора Института             

 от 15.06.97 № 319 

                         

21. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например;

Исполнительный директор          Личная         Н.А.Федоров

АОЗТ "Партнер"                           подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответст­вующей занимаемой должности, например: 

                                        

Генеральный директор                Личная         М.А.Медведев

                                                       подпись

 

Главный бухгалтер                      Личная          Н.ИЛогинова

                                                       подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей       их подписи располагают на одном уровне, например:  

                              

Заместитель Министра

Заместитель Министра

юстиции Российской Федерации

финансов Российской Федерации

Личная         В.М.Степанов

Личная          А.П.Миронов

подпись

подпись

 

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

 

Председатель комиссии     Личная подпись       Н.В.Куликов

Члены комиссии :               Личная подпись       К.М.Артемьева

                                              Личная подпись       С.П.Матвеев

                                              Личная подпись        В.А.Филатов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должно­стного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

22. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСО­ВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись     А.Г.Грязнова

23.04.97                                  

 

23. Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего, например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись    В.А.Сидоров

25.11.97

Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

24. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на до­кументах, предусмотренных специальными нормативными актами, удо­стоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовы­ми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

25. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно

Инспектор отдела кадров      Личная подпись      М.В.Колосков       

07.06.97                                                                      

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

26. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне послед­него листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров            или           Петров Иван Васильевич

924 45 67                          924 45 67

 

27. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свиде­тельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в кото­ром будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководите­лем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

28. Отметка о поступлении документа в организацию содержит по­рядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

29. Отметка для автоматического поиска документа может вклю­чать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, ус­танавливаемые в организации.